Transformasi Digital Pada Manajemen Kearsipan Surat Di Kelompok Bermain Tunas Mulia
Abstract
Kelompok Bermain (KB) Tunas Mulia merupakan salah satu sekolah yang terletak di
Sanggrahan, Sleman, Yogyakarta. Suatu lembaga pendidikan dalam melaksanakan
kegiatannya tidak terlepas dari aktivitas surat- menyurat. Selama berlangsungnya kegiatan
mengajar, sekolah menghasilkan berkas-berkas salah satunya surat. Berkas surat menumpuk
jika tidak dikelola dengan benar. KB Tunas Mulia secara manual dalam pembuatan dan
pengelolaan kearsipan surat. Arsip surat masuk dan keluar disimpan dalam map khusus arsip.
Arsip surat keluar juga ada yang dibuat dan disimpan di komputer sekolah. Hal tersebut kurang
efektif dalam pencarian jika arsip surat ada yang dibutuhkan kembali. Oleh karena itu, solusi
yang ditawarkan dari pengabdian masyarakat adalah melakukan transformasi digital pada
manajemen kearsipan surat. Pengabdian masyarakat (Abdimas) melalui beberapa tahapan,
yaitu kajian situasi, pengukuran dampak sebelum, perancangan program, sosialisasi program,
pelatihan, pendampingan, pengukuran dampak setelah, dan pengujian. Tahapan pengukuran
dampak sebelum Abdimas dilakukan untuk mendapatkan data-data mengenai permasalahan
yang ada di mitra. Pelaksanaan Abdimas menghasilkan implementasi pengelolaan manajemen
kearsipan surat secara digital. Implementasi tersebut mencakup pembuatan surat menggunakan
Google Document, penyimpanan arsip di Google Drive, dan pengiriman surat menggunakan
Autocrat yang dihubungkan dengan data di Google Spreadsheet. Hasil pengukuran dampak
setelah pelaksanaan Abdimas, yaitu Guru KB Tunas Mulia perlahan mulai memahami dan
mengelola kearsipan surat secara digital. Hal itu dibuktikan dari skenario pengujian yang telah
dilakukan. Guru KB Tunas Mulia menerima solusi yang ditawarkan dan memberikan dampak
positif pada pelatihan yang sudah dilaksanakan.
Collections
- Informatics Engineering [2170]