Transformasi Digital Pada Manajemen Kearsipan Surat Di Kelompok Bermain Tunas Mulia

Abstract

Kelompok Bermain (KB) Tunas Mulia merupakan salah satu sekolah yang terletak di Sanggrahan, Sleman, Yogyakarta. Suatu lembaga pendidikan dalam melaksanakan kegiatannya tidak terlepas dari aktivitas surat- menyurat. Selama berlangsungnya kegiatan mengajar, sekolah menghasilkan berkas-berkas salah satunya surat. Berkas surat menumpuk jika tidak dikelola dengan benar. KB Tunas Mulia secara manual dalam pembuatan dan pengelolaan kearsipan surat. Arsip surat masuk dan keluar disimpan dalam map khusus arsip. Arsip surat keluar juga ada yang dibuat dan disimpan di komputer sekolah. Hal tersebut kurang efektif dalam pencarian jika arsip surat ada yang dibutuhkan kembali. Oleh karena itu, solusi yang ditawarkan dari pengabdian masyarakat adalah melakukan transformasi digital pada manajemen kearsipan surat. Pengabdian masyarakat (Abdimas) melalui beberapa tahapan, yaitu kajian situasi, pengukuran dampak sebelum, perancangan program, sosialisasi program, pelatihan, pendampingan, pengukuran dampak setelah, dan pengujian. Tahapan pengukuran dampak sebelum Abdimas dilakukan untuk mendapatkan data-data mengenai permasalahan yang ada di mitra. Pelaksanaan Abdimas menghasilkan implementasi pengelolaan manajemen kearsipan surat secara digital. Implementasi tersebut mencakup pembuatan surat menggunakan Google Document, penyimpanan arsip di Google Drive, dan pengiriman surat menggunakan Autocrat yang dihubungkan dengan data di Google Spreadsheet. Hasil pengukuran dampak setelah pelaksanaan Abdimas, yaitu Guru KB Tunas Mulia perlahan mulai memahami dan mengelola kearsipan surat secara digital. Hal itu dibuktikan dari skenario pengujian yang telah dilakukan. Guru KB Tunas Mulia menerima solusi yang ditawarkan dan memberikan dampak positif pada pelatihan yang sudah dilaksanakan.