Pengembangan Sistem Santri Digital Menggunakan Metode User-Centered Design Di Pondok Pesantren Sunan Pandanaran Komplek 4

Abstract

Pondok Pesantren Sunan Pandanaran Komplek 4 merupakan pondok tahfidz yang mewajibkan santri mengikuti kegiatan pengajian dan setoran hafalan Al-Qur’an setiap ba’da Subuh dan ba’da Maghrib dengan ketentuan minimal kehadiran sebesar 50% setiap bulan. Namun, proses administrasi santri yang meliputi presensi, perizinan, pembayaran syahriyah, dan penyampaian informasi kepada wali santri masih dilakukan secara manual menggunakan media kertas dan Google Spreadsheet sehingga menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan rekapitulasi data, risiko kesalahan pencatatan, kesulitan monitoring pembayaran, serta keterbatasan penyampaian informasi kepada wali santri. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan Sistem Santri Digital yang mampu mendukung pengelolaan administrasi santri secara terintegrasi. Metode yang digunakan adalah User-Centered Design karena menekankan keterlibatan pengguna pada setiap tahap pengembangan sistem. Proses penelitian dilakukan melalui empat tahapan, yaitu Understand Context of Use untuk memahami kebutuhan pengguna melalui wawancara dan observasi, Specify User Requirements untuk merumuskan kebutuhan sistem berdasarkan permasalahan yang ditemukan, Produce Design Solutions untuk mengembangkan dan memvalidasi solusi bersama pengguna, serta Evaluate Against Requirements untuk mengevaluasi sistem yang telah dikembangkan. Hasil penelitian berupa Sistem Santri Digital berbasis web yang terintegrasi dengan Google Workspace dan Telegram Bot. Sistem menyediakan fitur pengelolaan data santri, presensi digital, perizinan santri, pembayaran syahriyah, monitoring tagihan, laporan kehadiran, serta notifikasi otomatis kepada wali santri melalui Telegram. Pengguna utama sistem dilibatkan secara aktif dalam proses validasi sehingga fitur yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan operasional pondok pesantren. Evaluasi sistem dilakukan menggunakan metode System Usability Scale terhadap 10 orang pengurus pondok pesantren dan Technology Acceptance Model terhadap 10 orang wali santri. Hasil evaluasi SUS memperoleh skor sebesar 86,5 yang termasuk kategori Excellent dan berada pada Acceptable Range, menunjukkan bahwa sistem memiliki tingkat usability yang sangat baik. Sementara itu, evaluasi TAM memperoleh tingkat penerimaan sebesar 83,71% yang termasuk kategori Sangat Baik, menunjukkan bahwa wali santri menilai sistem bermanfaat dan bersedia menggunakan layanan informasi yang disediakan. Berdasarkan hasil penelitian dan evaluasi yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Sistem Santri Digital berhasil memenuhi kebutuhan pengguna serta mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan administrasi santri dan penyampaian informasi kepada wali santri di Pondok Pesantren Sunan Pandanaran Komplek 4.