Transformasi Digital Pada Manajemen Kearsipan Data Digital Sekolah Di Kb Tunas Mulia
Abstract
Perkembangan teknologi saat ini yang sudah menyebar di beberapa aspek kehidupan salah
satunya bidang administrasi data. Administrasi data yang kebanyakan ada di beberapa instansi
dan organisasi, salah satunya instansi sekolah di Yogyakarta yang berdiri pada tahun 2011.
Sekolah tersebut di bawahi oleh Yayasan Sanggrahan Yogyakarta yang bernama sekolah KB
Tunas Mulia. Sekolah tersebut dibangun bertujuan untuk meningkatkan masyarakat melalui
bidang Pendidikan. Pada saat sekolah tersebut didirikan, sampai sekarang dalam membuat dan
mengelola kearsipan data masih menggunakan manual. Beberapa data yang sudah lama dibuat
tersebut tidak ditemukan dan pengetahuan guru mengenai teknologi digital masih kurang. Dari
permasalahan di sekolah tersebut maka, dalam laporan akhir ini menawarkan beberapa solusi
dengan melakukan penerapan manajemen kearsipan data digital melalui transformasi yang
digunakan untuk mempercepat perkembangan teknologi. Transformasi digital yang
dimaksudkan untuk memberikan perubahan dari manajemen kearsipan manual menjadi digital.
Pemanfaatan perkembangan teknologi dengan mengimplementasi manajemen kearsipan
melalui transformasi digital pada pembuatan administrasi data. Pembuatan data digital
diimplementasikan pada manajemen kearsipan menggunakan Google Workspace yaitu Google
Document dan Google Spreadsheet. Pada pengelolaan data digital dengan menggunakan
penyimpanan cloud yaitu Google Drive pada berkas KB Tunas Mulia yang sudah ada. Sebelum
dilakukan penerapan, dilakukan langkah identifikasi kebutuhan dan sosialisasi program.
Setelah langkah tersebut sudah dilakukan, langkah selanjutnya dilakukan dengan
mengimplementasi manajemen kearsipan data digital melalui pelatihan dan pendampingan
pada guru KB Tunas Mulia. Hasil dari pelaksanaan pengabdian masyarakat berupa penerapan
pembuatan dan pengelolaan manajemen administrasi data sekolah dengan digital yang
diharapkan lebih efektif dan efisien. Pembuatan data arsip digital lebih efektif dengan
menggunakan Google Document dan Google Spreadsheet untuk pekerjaan dengan waktu yang
tepat dan bekerja dengan maksimal (efisien). Pengelolaan data arsip digital menggunakan
penyimpanan cloud yaitu Google Drive yang penggunaannya lebih efektif dan efisien pada
pencarian data yang sudah ada sebelumnya. Peserta dapat memahami manajemen kearsipan
data pada pembuatan dan pengelolaan dengan menggunakan layanan digital. Hasil tersebut
dapat dilihat pada pengujian dengan menggunakan skenario yang menerapkan konsep
manajemen kearsipan.
Collections
- Informatics Engineering [2170]