Transformasi Digital Pada Manajemen Kearsipan Data Digital Sekolah Di Kb Tunas Mulia

Abstract

Perkembangan teknologi saat ini yang sudah menyebar di beberapa aspek kehidupan salah satunya bidang administrasi data. Administrasi data yang kebanyakan ada di beberapa instansi dan organisasi, salah satunya instansi sekolah di Yogyakarta yang berdiri pada tahun 2011. Sekolah tersebut di bawahi oleh Yayasan Sanggrahan Yogyakarta yang bernama sekolah KB Tunas Mulia. Sekolah tersebut dibangun bertujuan untuk meningkatkan masyarakat melalui bidang Pendidikan. Pada saat sekolah tersebut didirikan, sampai sekarang dalam membuat dan mengelola kearsipan data masih menggunakan manual. Beberapa data yang sudah lama dibuat tersebut tidak ditemukan dan pengetahuan guru mengenai teknologi digital masih kurang. Dari permasalahan di sekolah tersebut maka, dalam laporan akhir ini menawarkan beberapa solusi dengan melakukan penerapan manajemen kearsipan data digital melalui transformasi yang digunakan untuk mempercepat perkembangan teknologi. Transformasi digital yang dimaksudkan untuk memberikan perubahan dari manajemen kearsipan manual menjadi digital. Pemanfaatan perkembangan teknologi dengan mengimplementasi manajemen kearsipan melalui transformasi digital pada pembuatan administrasi data. Pembuatan data digital diimplementasikan pada manajemen kearsipan menggunakan Google Workspace yaitu Google Document dan Google Spreadsheet. Pada pengelolaan data digital dengan menggunakan penyimpanan cloud yaitu Google Drive pada berkas KB Tunas Mulia yang sudah ada. Sebelum dilakukan penerapan, dilakukan langkah identifikasi kebutuhan dan sosialisasi program. Setelah langkah tersebut sudah dilakukan, langkah selanjutnya dilakukan dengan mengimplementasi manajemen kearsipan data digital melalui pelatihan dan pendampingan pada guru KB Tunas Mulia. Hasil dari pelaksanaan pengabdian masyarakat berupa penerapan pembuatan dan pengelolaan manajemen administrasi data sekolah dengan digital yang diharapkan lebih efektif dan efisien. Pembuatan data arsip digital lebih efektif dengan menggunakan Google Document dan Google Spreadsheet untuk pekerjaan dengan waktu yang tepat dan bekerja dengan maksimal (efisien). Pengelolaan data arsip digital menggunakan penyimpanan cloud yaitu Google Drive yang penggunaannya lebih efektif dan efisien pada pencarian data yang sudah ada sebelumnya. Peserta dapat memahami manajemen kearsipan data pada pembuatan dan pengelolaan dengan menggunakan layanan digital. Hasil tersebut dapat dilihat pada pengujian dengan menggunakan skenario yang menerapkan konsep manajemen kearsipan.