SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KECAMATAN NGEMPLAK YOGYAKARTA

Abstract

Surat adalah adalah media dalam berkomunikasi dan sebagai bukti atas suatu kejadian peristiwa. Kendala yang tejadi saat menggunakan surat dalam bentuk fisik adalah pengelolaan yang harus baik agar surat tidak mudah hilang maupun rusak. Permasalahan yang dihadapi oleh kantor Kecamatan Ngemplak Yogyakarta yaitu adalah banyak penggunaan kertas dalam mengelola surat dan penulisan laporan pengelolaan surat yang harus dihitung satu per satu setiap bulannya. Tujuan dibuatnya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Ngemplak Yogyakarta yaitu dapat mengelola data surat agar teroganisir dan dapat membantu petugas dalam pembuatan laporan. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar menggunakan metode UML (Unified Modelling Language) yaitu dengan use case diagram dan activity diagram. Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis website dilakukan menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MySQL. Berdasarkan hasil implementasi dan pengujian, sistem telah dapat berjalan sesuai dengan proses bisnis yang terdapat di Kantor Kecamatan Ngemplak Yogyakarta dalam mengelola data surat masuk dan surat keluar. Pengujian yang digunakan adalah dengan pengujian blackbox dan wawancara. Pengujian blackbox adalah pengujian untuk menguji fungsionalitas sistem yang dilakukan oleh pihak pengembang sistem. Wawancara dilakukan kepada dua orang pegawai Kantor Kecamatan Ngemplak Yogyakarta bagian Kasubag Umum & Kepegawaian dan bagian Kasi Pemerintahan. Pada pengujian blacbox diperoleh hasil dengan persentase keberhasilan sebesar 100%, sedangkan hasil wawancara dengan pegawai Kantor Kecamatan Ngemplak Yogyakarta dapat disimpulkan bahwa sistem yang dibangun sesuai dengan proses yang ada.