BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

4.1	Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data ini, akan dijelaskan mengenai proses pengumpulan data yang diperlukan dalam mendesain sistem informasi pada perusahaan retail Pamella menggunakan konsep pengembangan ERP oleh perusahaan SAP. Data yang dikumpulkan antara lain, data organisasi pada perusahaan Pamella, alur proses penjualan barang kepada customer, alur pengadaan barang.
4.1.1	Data Organisasi
Pamella merupakan perusahaan dagang yang memiliki beberapa anak cabang dengan beberapa usaha yang dijalankan, yaitu Swalayan Pamella, SPBU, Pamella Barber Shop, Pamella Beauty Center, Toko Besi Pamella dan Pamella Futsal. Karena tujuan dari penelitian ini adalah perusahaan retail atai swalayan, maka yang menjadi fokus dari penelitian di Pamella adalah cabang usaha swalayan.
Pamella swalayan sendiri memiliki 8 cabang swalayan di Yogyakarta, yaitu Pamella 1, Pamella 2, Pamella 3, Pamella 4, Pamella 5, Pamella 6, Pamella 7 dan Pamella 8. Secara umum susunan organisasi pamella swalayan sebagai berikut :

Gambar 4.1 Struktur Pamella
Pamella swalayan memiliki satu gudang utama yang mensupplai kebutuhan barang swalayan cabang. Dan masing-masing swalayan memiliki gudang sendiri untuk menyimpan persediaan barang . Setiap cabang juga memiliki daerah pemasaran sendiri yang mencakup seluruh wilayah Yogyakarta.
4.1.2	Bisnis Proses Pembelian Barang
Proses pengadaan barang pada swalayan Pamella digambarkan oleh gambar dibawah ini:
Gambar 4.2 Alur Pengadaan Barang
Pihak gudang secara rutin akan mengontrol jumlah stock yang tersedia digudang yang diperkirakan dapat memenuhi kebutuh swalayan ketika terjadi pemesanan. Jika jumlah barang yang tersedia dirasa kurang untuk memenuhi pesanan dari 8 swalayan, maka dilakukan pemesanan ke supplier melalui retur pemesanan barang. Kemudian pihak supplier mengirimkan pesanan dengan melampirkan surat jalan sebagai bukti secara tertulis bahwa barang yang dikirim sudah sesuai dengan pesanan baik jenis dan quantity barang, dan pihak gudang memberikan  surat bukti kirim sebagai bukti secara tertulis bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan pesanan baik jenis dan quantity barang. Setelah itu pihak supplier mengirimkan faktur pembelian barang sebagai tagihan kepada pihak gudang, dan pihak gudang melakukan pelunasan atas faktur tersebut.
4.1.3	Bisnis Proses Penjualan Barang
Pamella Swalayan melakukan penjualan secara eceran kepada customer-nya. Pada  penjualan barang proses yang terjadi seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.3 Alur Penjualan
Sistem penjualan pada Pamella swalayan merupakan sistem penjulan secara eceran, dimana pembeli datang kemudian memilih dan mengambil sendiri barang-barang yang hendak dibeli. Setelah itu pembeli melakukan transaksi pembayaran ke kasir. Pada meja kasir terjadi aktifitas bisnis yaitu kasir  melakukan penginputan jenis dan jumlah barang yang dibeli customer untuk diproses oleh chas register sehingga dapat diketahui total dari jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli.
4.2	Pengolahan Data
4.2.1	Data Organisasi
Pada SAP data organisasi digunakan untuk mewakili struktur perusahaan, sehingga dalam membangun proses bisnis pada SAP akan lebih mudah untuk mendefinisikan elemen-elemen yang ada pada SAP berdasarkan struktur organisasi pada perusahaan. Stuktur organisasi pada SAP dijabarkan menjadi 3, yaitu organizational data sales distribution, organizational data material management dan organizational data financial accounting.
a.	Organizational data Sales Distribution
Organization data sales distribution merupakan struktur organisasi dalam SAP yang mendeskripsikan pihak-pihak yang berhubungan dengan penjualan barang, Tidak hanyak pihak yang berhubungan langsung dengan customer tapi juga pihak yang medukung penjelasan sistem penjualan barang secara tersetruktur. Secara umum elemen-elemen dalam organizational data ini antara lain client, company code, sales organization  dan sales area.
Pada Pamella Swalayan pihak-pihak yang berhubungan dengan bagian penjualan barang yang sesuai dengan struktur yang ada pada SAP digambarkan seperti gambar di bawah ini :

																								

Gambar 4.4 Organizational data Sales Distribution

Client merupakan level tertinggi dalam struktur organisasi pada SAP. Dapat juga dikatakan sebagai perusahaan utama. Dalam penelitian ini Pamella Pusat merupakan client, karena Pamella Pusat merupakan level tertinggi.
Company code merupakan perwakilan dari cabang perusahaan utama. Pamella swalayan merupakan salah satu cabang usaha dari Pamella pusat, sehingga menjadi company code pada organizational data SAP.
Pamella swalayan yang merupakan company code sendiri memiliki cabang yaitu Pamella 1, Pamella 2, Pamella 3, Pamella 4, Pamella 5, Pamella 6, Pamella 7, pamella 8 yang berhubungan langsung dengan customer untuk mendistribusikan barang dari perusahaan. Dalam Organization data sales distribution, sales organization adalah pihak yang bertanggung jawab dalam pemasaran produk. Sehingga Pamella 1, Pamella 2, Pamella 3, Pamella 4, Pamella 5, Pamella 6, Pamella 7, Pamella 8 merupakan sales organization. Pada Pamella swalayan, barang sampai kepada konsumen dengan cara retail. Sehingga distribution channel yang digunakan oleh Pamelle dengan cara retail. Kemudian division adalah pembagian barang atau produk berdasarkan kelas atau jenisnya. Pada Pamella Division yang ada yaitu makanan, minuman, bahan makanan, obat-obatan, cosmetic, perlengkapan rumah tangga, fashion dan sebagainya.
Sales area merupakan penggabungan dari sales organization , distribution channel dan division dapat. Sales area adalah pengelompokan wilayah penjualan yang bertujuan untuk menentukan harga jual. Terdapat 5 sales area pada Pamella Swalayan yaitu : sales area Kota Yogyakarta, sales area Giwangan, sales area Banguntapan, sales area sleman dan sales area condong catur. Pengelompokan ini didasarkan pada wilayah cabang Pamella.
b.	Organizational data Material management
Organizational data Material management merupakan struktur organisasi pada SAP yang menjelaskan mengenai pihak-pihak yang berhubungan dengan pengadaan barang. Tidak hanyak pihak yang berhubungan langsung dengan vendor tapi juga pihak yang medukung penjelasan sistem pengadaan dan penyimpanan barang secara tersetruktur. Elemen-elemen dalam organizational data ini adalah client, company code, sales organnization, plant, storage location, purchasing organization dan purchasing group.
Pada Pamella Swalayan pihak-pihak yang berhubungan dengan bagian pengadaan barang yang sesuai dengan struktur yang ada pada SAP digambarkan seperti gambar di bawah ini :

																						

Gambar 4.5 Organizational data Material Management

Pada organizational data material management, pamella pusat merupakan client dan pamella swalayan merupakan company code. Pada material management untuk perusahaan dagang, plant merupakan tempat penyimpanan barang sementara dari vendor sebelum didistribusikan kepada customer. Pada Pamella memiliki tempat penyimpanan terpusat yaitu gudang utama, kemudian pada tiap-tiap swalayan juga terdapat gudang untuk menyimpan persediaan swalayan.
Pada gudang terdapat Storage location yang merupakan tempat penyimpanan barang dimana barang yang diterima dari vendor telah dikelompokan baik sesuai dengan jenis barang dan perawatan barang tersebut. Storage Location yang dimiliki pamella ada 6, yaitu makanan (MA), minuman (MI), bahan makanan (BM), cosmetic (CO), peralatan rumah tangga (PR), fashion (FS)
Purchasing organization merupakan bagian dari perusahaan yang  melakukan negosiasi untuk pemesanan barang secara langsung kepada vendor baik mengenai harga, discount maupun keuntungan yang akan didapat.
Purchasing group sama halnya dengan Purchasing organization, merupakan bagian perusahaan yang melakukan negosiasi untuk pemesanan barang secara terpusat. Pada pamella, negosiasi secara terpusat dilakukan oleh pihak gudang. Pihak gudang melakukan pembelian barang ke vendor, kemudian tiap swalayan melakukan pemesanan barang ke pihak gudang.
c.	Organizational data Financial Accounting
Organizational data Financial Accounting dalam SAP menggambarkan struktur mengenai pihak-pihak yang berhubungan pencatatan dan pelaporan keuangan. Elemen-elemen dalam organizational data ini adalah client, chart of account, business area dan control area data.
Pada Pamella Swalayan pihak-pihak yang berhubungan dengan bagian keuangan yang sesuai dengan struktur yang ada pada SAP digambarkan seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.6 Organization Data Finansial Accounting
Pamella pusat merupakan client SAP pada Organizational data Financial Accounting. Chart of account merupakan account yang dibuat untuk mendefinisikan kelompok account yang digunakan untuk mengatur dan mengkontrol pengeluaran dan penerimaan uang dalam perusahaan. Pada Pamella seluruh laporan keuangan mengenai pengeluaran dan pemasukan perusahaan terpusat menjadi satu pada pamella pusat.
Business area merupakan suatu bagian dari perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi mengenai laporan keadaan keuangannya kepada perusahaan utama. Dalam penelitian ini, obyek utama dari perusahaan pamella adalah swalayan, sehingga business area yang dimaksudkan adalah Pamella Swalayan.
4.2.2	Customizing SAP
Dalam melakukan pengembangan sistem informasi pada perusahaan retail Pamella dengan konsep pengembangan ERP pada perusahaan SAP perlu dilakukan customizing terlebih dahulu agar SAP dapat berjalan sesuai dengan bisnis proses yang ada pada perusahaan. Hal-hal yang perlu di-setting dalam melakukan customizing adalah :
a.	Create Company Code
Dijelaskan pada organizational data bahwa company code pada perusahan pamella adalah pamella swalayan. Pamella swalayan pada sistem SAP didefinisikan sebagai company code dengan kode C231.
b.	Create Chart Of Account (COA)
COA merupakan master data keuangan yang digunakan untuk melakukan controling keuangan pada perusahaan pamella. COA pada sistem SAP didefinisikan dengan code C231. 
c.	Create Plant
Plant pada Pamella Swalayan biasanya disebut dengan gudang utama atau gudang swalayan. Plant pamella swalayan pada SAP didefinisikan dengan code P231.

d.	Create Storage location
Pada struktur organisasi pamella memiliki 6 storage location, yaitu makanan (MA), minuman (MI), bahan makanan (BM), cosmetic (CO), peralatan rumah tangga (PR), fashion (FS)
e.	Craete Purchasing Organization & Purchasing Group
Purchasing organization dan purchasing group merupakan suatu strategi perusahaan dalam melakukan negosiasi untuk pemesanan barang secara terpusat. Pada pamella, negosiasi secara terpusat dilakukan oleh pihak gudang. Pihak gudang melakukan pembelian barang ke vendor, kemudian tiap swalayan melakukan pemesanan barang ke pihak gudang.
f.	Create Account Group
Account group yang dibentuk terdiri dari 3 account yaitu : Balance Sheet Account, Profit & Loss Account, Reconsiliation Account.
g.	Membuat General Ledger Account (GL Account)
GL account merupakan buku besar yang terdiri dari bank account (100231), Receivable Reconciliation Account (110231), Treding Goods Inventory Account (201231), Operating Supplier Inventory Account (203231), Payabel Reconciliation Account  (300231), Goods Receipt Account  (310231), output Tax Account (320231), Input Tax account (321231), Operating Supplies Expense Account (740123).

h.	Create Master Data Vendor
Membuat data mengenai vendor yang mensupplay barang ke Pamella
i.	Create Sales organization
Sales organization pada pamella ada 8 cabang yaitu pamella 1, pamella 2, pamella 3, pamella 4, pamella 5, pamella 6, pamella 7, pamella 8.
j.	Create Distribution Channel
Distribution channel yang digunakan oleh Pamelle dengan cara retail. Pada sistem SAP didefinisakn dengan kode RE (retail)
k.	Create Division 
Pada Pamella divisoin yang ada yaitu makanan, minuman, bahan makanan, obat-obatan, cosmetic, perlengkapan rumah tangga, fashion dan sebagainya. Pada penelitian ini terdapat sampel 5 Divisoin, yaitu makanan (MA), minuman (MI), obat-obatan (OB), cosmetik (CO) dan bahan makanan (BM).
l.	Set up Sales Area
Setelah mendefinisikan sales organization, distribution channel dan division, maka dapat dilakukan set up sales area untuk menentukan area penjulan pada pamella swalayan. Terdapat 5 sales area pada Pamella Swalayan yaitu : sales area Kota Yogyakarta, sales area Giwangan, sales area Banguntapan, sales area sleman dan sales area condong catur.
m.	Create Material Master
Material Master merupakan data mengenai barang barang yang dijual pada Pamella

4.2.3	Bisnis Proses Pamella Swalayan Pada SAP
a.	Bisnis Proses Penjualan Barang
Pamella Swalayan melakukan penjualan secara retail kepada customer. Bisnis proses penjualan barang yang terjadi pada sistem SAP seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.7 Bisnis Proses Penjualan Pamella Pada SAP
Proses bisnis penjualan barang pada Pamella yang telah disesuaikan dengan SAP terjadi pada bagian kasir. Setelah customer memilih dan mengambil sendiri barang yang akan dibeli, kemudian barang-barang tersebut diinputkan ke dalam sistem SAP menjadi sales order. Setelah dokumen sales order dibuat, maka dilakukan invoice kepada customer. Kegiatan pada penjualan barang yang terakhir adalah payment dari cutomer melalui kasir secara tunai.
b.	Bisnis Proses Pembelian Barang
Bisnis proses pengadaan barang pada Pamella swalayan yang telah disesuaikan dengan SAP digambarkan oleh gambar dibawah ini:

Gambar 4.8 Bisnis Proses Pengadaan Barang Pada SAP
Kegiatan dalam bisnis proses yang pertama adalah cek stok barang. Apabila barang dirasa kurang memenuhi kebutuhan Swalayan maka dilakukan purchase order ke vendor. Pada saat barang datang ke gudang dilakukan pengecekan yaitu jenis barang, jumlah serta keadaan barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak, kegiatan ini dalam SAP disebut dengan goods receipt. Kemudian pihak vendor  mengirimkan invoice ke pamella, setelah barang diterima dengan baik. Setelah invoice datang, dilakukan proses payment sesuai dengan perjanjian dengan vendor yang terjadi, kegiatan ini merupakan langkah akhir dari bisnis proses pengadaan barang.